У меня есть несколько принципов, как я провожу встречи и презентации. Начну с них, а потом расскажу про приемы, которыми я пользуюсь.

• Fun… Для меня очень важно, чтобы на моих встречах люди не скучали! Я хочу, чтобы они были заинтересованы, активны и впечатлены.
•  Useful… Самой неудачной встречей для меня будет встреча, когда ее участники думают, что они теряют на ней время.
• Dinamic… Это напрямую связано с первыми двумя принципами, но в целом я всегда стараюсь проводить очень динамичные встречи/презентации.

Теперь про способы, которыми я пользуюсь…

• Setting expectations… Перед любой встречей я всегда заранее присылаю участникам план и цели встречи (meeting agenda & goals), это позволяет, во-первых, отсеять людей, которые не заинтересованы в этой встрече, а во-вторых, сформировать ожидания людей, которые придут на встречу.
• Short and on time… Я стараюсь проводить встречи не дольше получаса (конечно, бывают исключения), при этом встречи всегда начинаются и заканчиваются ровно в назначенное время.
• Next steps are key… Любую встречу я заканчиваю тем, что суммирую все принятые решения и говорю, что мы будем делать дальше и кто над чем будет работать. Даже очень классная встреча может показаться участникам не совсем продуктивной и законченной, если не обозначить следующие шаги.
• I’m in the driver seat… Если это моя встреча, то именно я контролирую процесс дискуссии. Начинаю с того, зачем мы тут все собрались и что мне нужно от участников. Дальше направляю дискуссию (зависит от характера людей, некоторых нужно подбодрить, чтобы они высказали свое мнение, а некоторых, наоборот, нужно периодически перевести в нужное русло, либо совсем остановить). И в конце делаю выводы и обсуждаю последующие шаги.
• Make them laugh… Иногда встречи проходят абсолютно прекрасно и весело, даже если я ничего специального для этого не делаю, просто динамика между людьми способствует шуткам и смеху. Но иногда бывает, что смеха и даже улыбок совсем нет, а есть только серьезные лица и напряжение, тогда я стараюсь разрядить обстановку разными способами.
• Set the tone… Сложно ожидать от участников встречи какого-то азарта, если у вас самого его нет. Как правило, если у вас глаза горят, и вам безумно все интересно, то это сразу передается аудитории. То же самое происходит с апатией и равнодушием.
• Keep an eye… Я всегда по-возможности стараюсь наблюдать за всеми участниками встречи, и если вдруг девять из десяти человек что-то активно обсуждают и всем довольны, то я постараюсь понять, почему десятый человек скучает и не участвует в дискуссии, и постепенно его в процесс вовлечь.
• Surprize them… На моем опыте, если людей чем-то удивить, то они гораздо лучше запоминают это событие и больше в нем вовлечены. Я не люблю рутину в работе, и всегда стараюсь удивить не только участников встречи, но и саму себя… придумать новый формат для встречи, новый способ презентации… на моем опыте, это всегда работает. Например, сегодня свою презентацию я превратила в урок географии и биологии.
• Set the right pace… Это, кстати, одно из моих слабых мест. Я всегда очень быстро говорю, быстро принимаю решения и быстро направляю разные дискуссии. Почти всегда это работает отлично и помогает делать встречи динамичными. Но иногда бывает, что нужно замедлиться, потому что у людей разные характеры, способы переработки информации и принятия решений. Здесь работают те же принципы: следить за реакцией людей во время встречи и уметь вовремя остановиться или пошутить (в таких ситуациях я прошу людей не бояться меня перебивать).
• Humanize it… Для меня важно, чтобы люди на встречах оставались людьми и говорили не только о работе… новая прическа, мужья/жены, взгляды на политику, дети, планы на вечер/выходные… много чего можно обсудить. При этом часто нужно начинать с себя, чтобы остальные тоже могли расслабиться. Я часто шучу по поводу своего русского акцента, а сейчас у меня вообще целая тема для шуток, связанных с беременностью… например, сегодня на большой встрече я так и сказала в начале, что если вдруг у меня начнется отдышка во время презентации, то это не я, это мой бэйбик (If I get out of breath, it’s not me, it’s my baby!) – хорошо, кстати, что предупредила, потому что последнее время я вообще не могу нормально несколько предложений быстро сказать – сразу воздуха не хватает.
• Be yourself… Ну и самое главное, но самое сложное, это просто быть самим собой. Выступаешь ли перед CEO, или общаешься с только что нанятым сотрудником, или презентуешь перед сотней человек… ты это ты, со всеми своими достоинствами и недостатками, такой вот особенный ни на кого больше не похожий ты.

Ну все, пойду спать. Наверное, многие вещи очень очевидные, но так оно и есть, никакой магии.